第一章 档案管理

(一)档案管理体制和职责范围

1、职责范围

（1）办公室需要明确负责管理档案的兼职人员,商会文书档案及机要档案由办公室统一负责管理。

（2）由办公室主任统筹档案工作,指定专人管理、检查档案。机要档案必须定期向执行会长汇报。

（3）办公室要做好文件材料的形成、积累、归档工作,确保办公室归档文件的完整、准确。

(二)归档制度

1、归档范围的保管期限

（1）商会办理完毕的具有保存价值的各种文件材料包括会议纪要、工作简报、大事记等文件材料及牌匾等实物档案,均属归档范围。

（2）办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期,定期分长期(三十年)和短期(十年)两种;会计档案保管期限的种类也分为永久和定期,定期有暂存、十五年和二十五年。

（3）凡对有长远保存利用价值的档案列为永久,对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

2、归档时间及要求

实行年度归档制度:办公室在工作中形成的各类文件、会议纪要、工作简报、大事记等一律在次年第一季度内,整理归档,归档的文件必须系统、齐全、完整。

3、归档手续

（1）凡属移交档案室的文件均应按照要求进行收集、整理、移交档案一律移交原件。

（2）向档案室移交时,必须做好交接手续。

(三)档案的查阅

1、非办公室人员査阅档案,需办公室主任同意并履行登记手续后方可进行,不得擅自扩大查阅范围。

2、查阅密级文件必须经秘书长批准,密级文件原则上不

得复印,如因工作原因确需复印的,需履行密件复印手续后方可进行。

3、阅档人员必须爱护档案,不得损坏污秽,不准在档案上涂改、圆划、批注;不准剪裁档案。

(四)档案保管制度

1、档案室实行专人管理,确保档案完整与安全。

2、档案室应保持整洁干燥,不得存放与档案无关的物品，档案室周围严禁存放易燃易爆物品。

(五)档案人员岗位职责

1、档案员负责各项业务资料和归档文件材料的接收、整理、编目、入库、保管、查阅、借借阅、摘抄等工作。服从领导安排,接受上级部门的指导,按时、按质、按量地完成本岗位工作。

2、各部门应根据归档的范围和要求,整理本部门各类档案材料,按规定向档案室定期移交归档,并并办好交接手续,做到职责分明、手续齐全。

3、各部门兼职档案人员接受档案室的指导和监督,按时、

按质、按量完成本岗位任务

第二章 印章管理

(一)“喀什深圳商会”印章,用于以喀什深圳商会印发的正式公文、上报材料、往来函件及合同。经商会领导签字批准,或由商会领导授权的商会负责人签字批准后方可用印;日常性行政事务工作,经执行会长授权的事项，可由办公室主任代为签字后用印。正式文件用印,须提供有执行会长或秘书长签字批准的签发稿,必要时提供源起文件和附件。非正式文件用印,须提供商会领导签字批准件原件或复印件留存,并办理用印登记手续。

“喀什深圳商会”印章由办公室指定专人管理。印章管理人员实行A、B角,A角外出时,应将印章交B角管理;如A、B角均外出时,应将印章上交办公室主任管理。

(二)印章管理人员应时刻保持高度责任感,管理好印章,用印时应认真审核文件签发手续是否完备,对不符合用印手续、规定或文件不符合规范的,应说明原因,待手续完备后方可用印。印章使用完毕应妥善保管。

第三章 附则

(一)本规定自发布之日起实施。

(二)本规定由商会办公室负责解释。